רכישת Gift Card שונה מרכישה רגילה. בעת רכישת Gift Card, הלקוח משלם מראש על סכום שיוכל לממש בעתיד, ולא על מוצר או שירות שהוא מקבל באותו רגע.
לכן, מבחינה חשבונאית, הסכום שנכנס בעת הרכישה לא נחשב כהכנסה מיידית, אלא כהתחייבות של בית העסק כלפי הלקוח. רק במעמד המימוש, כשהלקוח מקבל מוצר או שירות בפועל, ההכנסה מוכרת.
המשמעות היא שגם תהליך הזיכוי מתבצע בצורה שונה מזיכוי רגיל: כדי לזכות את הלקוח, יש קודם לממש את Gift Card ורק לאחר מכן לבצע את הזיכוי באמצעי התשלום המתאים.
במאמר הזה נפרט איך מבצעים זיכוי של Gift Card, ונעבור על דגשים חשבונאיים שחשוב לדעת עליהם.
מה קורה בעת רכישה ומימוש של Gift Card?
בעת רכישת Gift Card הכסף נכנס למסוף המסעדה אך לא נחשב כהכנסה כי הלקוח עדיין לא קיבל מוצר או שירות.
בעת מימוש, הלקוח מקבל מוצר או שירות, ולכן רק בשלב זה נוצרת הכנסה.
| שלב | מה קורה | האם נוצרת הכנסה? |
|---|---|---|
| רכישה | הכסף נכנס לעסק, אך הלקוח עדיין לא קיבל מוצר או שירות | לא |
| מימוש | הלקוח קיבל מוצר או שירות בפועל | כן |
איך זה נראה במערכת?
ברכישה:
- מתקבל כתקבול, אך לא מדווח כהכנסה.
- תיעוד הרכישה מופיע בדוחות באופיס (מועדון לקוחות > דוחות > כרטיסי מתנה דיגיטליים).
- תופיע בדוח Z תחת כרטיס מתנה במינוס, כי הלקוח שילם על הכרטיס אך הכסף הועבר והוטען ב-Gift Card.
במימוש:
- תיעוד ההכנסה מופיע בדוחות באופיס:
- תחת מועדון לקוחות > דוחות > כרטיסי מתנה דיגיטליים - כאן ניתן לראות מידע על פרטי הרכישה ועל הלקוח עצמו
- תחת מועדון לקוחות > דוחות > פעילות כרטיסים > סדרה > Gift Card - כאן ניתן לראות את כל עסקאות הרכישה והמימוש ללא מידע על הלקוח (משמש גם כדוח התחשבנות בין סניפים)
- יופיע בדוח Z תחת כרטיס מתנה בפלוס
איך מזכים Gift Card?
אם לקוח מתחרט ומעוניין לבטל את Gift Card ולקבל זיכוי, יש לבצע את הפעולות הבאות:
אין להשתמש בתהליך זה עבור זיכוי רגיל של מוצר או שירות שנרכשו ישירות. התהליך מיועד רק לביטול וזיכוי של Gift Card.
- פותחים הזמנה ב-PAD עם פריט פתוח/כללי בפלוס של סכום הכרטיס, לדוגמה +200.
- מחייבים את Gift Card.
- פותחים הזמנה נוספת עם פריט פתוח/כללי במינוס, לדוגמה -200.
- מזכים את הלקוח באמצעי התשלום המתאים, אשראי או מזומן.