דוח עסקאות מלון

דוח עסקאות מלון מיועד לבתי מלון שעובדים עם Tabit ומשתמשים במערכת מלונאית (PMS) חיצונית, כמו Opera או Optima, לצורך ניהול המלון. מטרת הדוח היא לרכז את כל העסקאות שבוצעו במערכת Tabit ונשלחו, או שנעשה ניסיון לשלוח אותן, למערכת המלונאי.

הדוח מתעדכן בזמן אמת ומאפשר לעקוב אחרי סטטוס השידור של כל עסקה (חיוב), לראות איזה עסקאות עברו ל-PMS בהצלחה ואיזה לא, ולזהות מקרים שדורשים בדיקה או טיפול. כך אפשר לשמור על סנכרון בין Tabit למערכת המלון, ולוודא שכל פעולה כספית מתועדת בצורה מסודרת במערכת ה-PMS.

כך מגיעים אל הדוח:

1. באופיס הולכים לדוחות > עסקאות מלון. הדוח שיוצג הוא של העסקאות שבוצעו ביום העסקים הנוכחי.
2. בחלק העליון של הדוח יופיעו פילטרים שאפשר להיעזר בהם לצורך חיפוש ממוקד. במידה ואין צורך בחיפוש ממוקד, בוחרים את התאריכים הרלוונטיים ולוחצים על בצע בצד שמאל להצגת הדוח.

3. בדוח יוצגו הפרטים הבאים:

     שימו לב! בכל עמודה ניתן לסנן את הנתון בלחיצה על אייקון המשפך שליד הכותרת.

   • ספק: מערכת ה-PMS בה משתמשים במלון (Opera או Optima)
   • מלון: המלון בו בוצעה העסקה.
   • מסעדה (אאוטלט/תחנה/מרכז רווח): המסעדה בה בוצעה העסקה.
   • תאריך: התאריך והשעה בהם נסגרה ההזמנה.
   • מספר הזמנה: מספר ההזמנה במערכת Tabit.
   • מס׳ PMS: מספר העסקה המשותף ל-Tabit ולמערכת ה-PMS.

     חשוב לדעת! כל שורה בדוח מייצגת עסקת חיוב. במידה ויש כמה חיובים בהזמנה אחת, כל חיוב יופיע בשורה נפרדת בדוח. לכן מספר ההזמנה יופיע כמה פעמים אך לכל חיוב יהיה מספר PMS שונה.

   • סוג פעולה: invoice (חשבונית), Roomcharge (חיוב חדר) או refund (זיכוי).
   • סוג תשלום: חיוב חדר, credit (אשראי) או cash (מזומן).
   • 4 ספרות אחרונות: 4 הספרות האחרונות של כרטיס האשראי.

     חשוב לדעת! בחיפוש לפי ארבע הספרות האחרונות של כרטיס האשראי, חשוב לקחת בחשבון שאם הלקוח שילם ב-Apple Pay או ב-Google Pay, הספרות עשויות להיות שונות מהכרטיס הפיזי. ניתן למצוא אותן בהגדרות הארנק הדיגיטלי של הלקוח.

   • סכום התשלום: סכום העסקה כולל מע״מ.
   • סכום ללא מע״מ: סכום העסקה ללא מע״מ.
   • טיפ: סכום הטיפ בהזמנה.
   • מע״מ: סכום המע״מ.
   • עדכון אחרון: התאריך והשעה בהם התקבלה העסקה במערכת ה-PMS.

     חשוב לדעת! במצב בו כל העסקאות עוברות באופן תקין עמודות התאריך ועדכון אחרון צריכות להיות זהות! במקרה של בעיות תקשורת או בעיות שרת יכול להיות שהנתונים האלה יהיו שונים. זוהי אינדיקציה טובה לאיתור תקלות תקשורת בין השרתים.

   • סטטוס: כאן רואים אם העסקה עברה מ-Tabit למערכת ה-PMS בהצלחה.
     קיימים 3 סטטוסים במערכת: Success, Warning, Error
   • Success: העסקה עברה בהצלחה.
   • Warning: נעשה ניסיון חיוב שנכשל. קורה בדרך כלל במקרים של סירוב כרטיס אשראי או טעות בהזמנת מספר חדר, לכן לרוב לאחר שורה של העסקה ב-Warning תופיע שורה של העסקה ב-Success.
   • Error: העברת העסקה ל-PMS נכשלה. במקרה כזה תופיעה הודעת השגיאה בעמודה הבאה שתסביר את סיבת כישלון העברת העסקה.

     חשוב לזכור! עסקה שלא התקבלה במערכת ה-PMS לא אומרת שהתשלום לא התקבל. המשמעות היא שהתשלום התקבל ב-Tabit, אבל המידע על הפעולה לא עבר למערכת המלונאית.

   • הודעת שגיאה: הודעת שגיאה תופיע רק במקרים שבהם העסקה לא עברה בהצלחה למערכת ה-PMS, והיא עוזרת להבין מה גרם לכישלון ההעברה.

       חשוב לדעת! במקרים בהם הסטטוס הוא Error הודעת השגיאה חשובה מאוד כי מסבירה את סיבת כישלון ההעברה.

     אלה הן הודעות השגיאה הנפוצות:

     • Time out: משמעות השגיאה היא שנעשה ניסיון לשלוח את העסקה מ-Tabit למערכת ה-PMS, אך לא התקבלה תשובה מה-PMS שהעסקה התקבלה. לאחר 24 שעות המערכת מפסיקה לנסות לשלוח את העסקה, והיא תופיע בדוח כשורת Time out.
       מה עושים במקרה כזה? בעמודת תמיכה בוחרים באחת מהאפשרויות:
       שידור מחדש: שולח את העסקה שוב למערכת ה-PMS.
       הקלדה ידנית: מסמן לצורכי תיעוד שהמלון הזין את העסקה במערכת המלונאית באופן ידני.
     • Duplicate: משמעות השגיאה היא שמערכת ה-PMS כבר מזהה את מספר העסקה שנשלח מ-Tabit. לכן, היא מסרבת לקבל את העסקה שוב כדי למנוע כפילות.
       מה עושים במקרה כזה? בודקים אם העסקה קיימת במערכת המלונאית. אם העסקה קיימת, ניתן להתעלם מהשורה בדוח. אם העסקה לא קיימת, יש ליצור קשר עם מחלקת התמיכה של Tabit.